Le séminaire est un événement professionnel particulier, avec des principes d’organisation qui lui sont propres. Il vise à former et à informer les participants sur un sujet ou un thème spécifique. Malgré les spécificités d’un tel événement, son organisation n’est pas si difficile ! Tout est une question de planification et de prévision. Si vous ne savez pas par où commencer pour que tout le monde passe un bon moment lors de votre séminaire Marseille, suivez ces quelques étapes qui vous montreront la voie à suivre.
1. Connaissez vos objectifs
Définir les objectifs du séminaire est une première étape essentielle. Vous devez être en mesure de donner une réponse claire à la question : pourquoi organisons-nous ce séminaire ? Une fois que vous avez répondu à cette question, vous devez savoir ce que vous attendez de l’événement. Sur la base de ces éléments, vous élaborerez un plan d’action concret. Définir au préalable les objectifs de l’événement vous permettra de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir son organisation.
2. Définissez qui sont vos participants
Plusieurs acteurs doivent être pris en compte lorsque vous organisez ce type d’événement. Tout d’abord, vous devrez déterminer la cible que vous visez. Cette étape sera cruciale dans la planification de votre événement. Votre cible principale est toute personne directement concernée et affectée par le thème principal du séminaire.
3. Faire des prévisions budgétaires
La substance de votre événement a été définie, il est maintenant temps de savoir comment les ressources disponibles seront utilisées pour façonner le format selon vos souhaits. C’est là qu’intervient le budget prévisionnel. Le budget est établi en fonction des deux premières étapes ainsi que des diverses contraintes financières. Une fois les objectifs hiérarchisés, vous devez évaluer les moyens nécessaires pour atteindre ces objectifs. Chacun d’entre eux nécessitera des ressources financières. Il faudra donc veiller à ce que toutes les dépenses prévues ne dépassent pas les revenus qui leur sont alloués.
4. Choisissez la bonne date
Le moment est venu de fixer la date idéale pour votre séminaire. Les différentes options de date doivent être soigneusement évaluées pour éviter que les invités ne soient indisponibles. Vous devrez choisir une date à laquelle la majorité des participants seront disponibles.
5. Trouver un lieu approprié
Le lieu d’un événement doit être choisi en fonction de plusieurs critères. Le premier est la capacité. La capacité signifie ici le nombre de personnes que la salle peut contenir, tout en laissant la salle aérée et pas trop encombrée. Ensuite, le deuxième critère à prendre en compte est le lieu. Si vous organisez un séminaire pour les personnes de votre bureau, il n’est pas nécessaire de choisir le lieu le plus éloigné de la ville même si vous voulez être original, surtout lorsque les invités paient leur propre transport. L’accès au séminaire doit également être facile, sans avoir à chercher pendant des heures, à errer d’un étage à l’autre ou d’un bâtiment à l’autre. Une fois que vous avez trouvé un lieu qui vous semble approprié, vous devez vraiment le visiter. Quelques photos ou quelques brochures ne vous montreront pas l’état réel des lieux à ce moment-là. Mieux vaut être prudent. Si vous souhaitez louer une salle de réunion, Senssi est le meilleur endroit.
